Organisation
Die Organisatoren des Wacken Open Air gründeten 1990 zur Durchführung des ersten Festivals die Stone Castle Rockpromotions, namentlich abgeleitet als direkte Übersetzung von „Steinburg“ vom Kreis Steinburg, zu dem Wacken gehört. Stone Castle blieb bis 1996 der Firmenname. Bis 2014 war der Firmensitz in Dörpstedt (Kreis Schleswig-Flensburg) und wechselte dann nach Wacken. Der Name des Unternehmens ist seit 1999 ICS (International Concert Service) GmbH. Zum Unternehmen gehören u. a. auch das Label Wacken Records und der Mailorder Metaltix.
Seit 2007 gibt es an jedem Tag eine aktuelle Festivalzeitung, die über das Geschehen vor Ort berichtet. Die Donnerstags-Ausgabe liegt darüber hinaus allen Zeitungen des Schleswig-Holsteinischen Zeitungsverlags kostenlos bei.
2014 übernahm der Internetradio-Sender RauteMusik die Umsetzung des offiziellen Wacken Radios. Das Wacken Radio steht jedes Jahr mit einem eigenen Container auf dem Festival-Gelände und berichtet live.
Während des W:O:A wurden bis vor einigen Jahren in Wacken die offiziellen Ortsschilder abgebaut und durch Plastikschilder mit dem Ortstitel Heavy Metal Town ersetzt oder zumindest stärker verschraubt, da sie häufig von Souvenirjägern gestohlen wurden. In einigen Geschäften sind mittlerweile schwarze Stofftaschen erhältlich, die auf einer Seite das Ortsschild von Wacken zeigen und auf der anderen Seite den Schriftzug „Dieses Ortsschild darf ich behalten“ tragen.
Eine Klage von Anwohnern vor dem Verwaltungsgericht Schleswig wegen Überschreitung der zulässigen Lärmobergrenzen endete im Januar 2013 mit einem außergerichtlichen Vergleich. Sofern das Festival im Mittelwert die Grenze von 70 dB überschreitet, zahlt der Veranstalter einen Betrag von 1.000 Euro an die Gemeinde, die das Geld wohltätigen Zwecken zuführt.
Infrastruktur
Das Gelände umfasst mehr als 240 Hektar, die mit mehr als 45 Kilometern Bauzaun abgesperrt und unterteilt werden. Der innere Bereich mit der Hauptbühne hat eine Größe von 43.000 Quadratmetern. Für die 75.000 zahlenden Besucher stehen mehr als 1.300 Toiletten zur Verfügung sowie knapp 500 Duschen. Für das ganze Festival werden 2.200 Lkws mit Material benötigt. Der Bühnenauf- und Abbau dauert 7 Tage bzw. 5 Tage. Dafür kommen 75 Sattelzüge Bühnenmaterial (1.000 Tonnen), 10 Sattelzüge Tontechnik und 27 Sattelzüge Lichttechnik zum Einsatz.
Die installierte elektrische Leistung beträgt seit 2014 12 Megawatt, was dem Bedarf einer Kreisstadt mit 70.000 Einwohnern entspricht.Zusätzlich werden 40 Dieselnotstromaggregate benötigt. Für die Stromversorgung sind 25 Elektriker zuständig.
Für den Bau von Abwasseranlagen und die Verbesserung der Stromversorgung auf dem Festivalgelände wurden 600.000 Euro aufgewendet. Ebenso wurden auf dem Hauptplatz vor den Bühnen Drainagen im Wert von 700.000 Euro verlegt, um den Abfluss der Wassermassen bei starken Regenflüssen zu verbessern. Zudem wurden die wichtigsten Wege mit 10 km mobilen Schwerlaststraßen befestigt, um die Zufahrt für Rettungsfahrzeuge zu erleichtern.
Insgesamt sind ca. 5.000 Mitarbeiter für das Festival tätig, davon 1.800 Securitymitarbeiter und Ordner, 150 Reinigungskräfte, 70 Auf- und Abbauhelfer, sowie täglich 400 Polizisten, 250 Feuerwehrleute sowie 900 Sanitäter und sechs Notärzte.
Im Jahr 2017 kam zum ersten Mal eine einen Kilometer lange Bier-Pipeline zum Einsatz, die zehn Schnellzapfanlagen versorgte. Mit dieser Konstruktion war es bei voller Auslastung möglich, innerhalb einer Stunde 10.000 Liter Bier zu zapfen.
Bühnen
Das Wacken Open Air verfügt inzwischen über acht Bühnen für Musiker und Rahmenprogramm. Die wichtigsten Bühnen sind die Faster Stage und die Harder Stage, die als verbundene Zwillingsbühnen ausgelegt sind, und über ein gemeinsam genutztes Lautsprecher- und Licht-System verfügen. Diese beiden Bühnen stehen gemeinsam mit der nur geringfügig kleineren Louder Stage im sogenannten Infield (the holy ground). Alle drei Bühnen sind außerdem mit Videowänden ausgerüstet, um auch von entfernten Positionen einen Blick auf die Musiker zu ermöglichen.
Bis einschließlich 2016 hießen diese drei Hauptbühnen Black Stage, True Metal Stage und Party Stage. Nach Wacken 2016 wurden die Besucher angehalten, neue Namen für diese Bühnen vorzuschlagen. Aus diesen Vorschlägen sollten die besten Ideen in einer Umfrage zur Wahl gestellt werden. Stattdessen wurde jedoch der Slogan „Faster – Harder – Louder“ als Basis für die Namen der Bühnen verwendet und die drei Bühnen dementsprechend umbenannt.
Zwei weitere Zwillingsbühnen, die W.E.T. Stage (Wacken Evolution Tent) und die Headbanger Stage, stehen im Bullhead City Circus genannten Großzelt. Auf diesen Bühnen finden am Mittwoch und Donnerstag auch die Auftritte des Metal Battle statt, an den nachfolgenden Tagen gibt es reguläre Bandauftritte.
Während die großen Bühnen und die Zeltbühnen für alle Genres offenstehen, sind die restlichen Bühnen themenbasiert. Die Wackinger Stage ist im Mittelalter-Bereich des Festivals angesiedelt und wird vorrangig von Bands aus den Folk-, Pagan- und Mittelalter-Genres bespielt, während die erst 2014 eingerichtete Wasteland Stage auf apokalyptisch angehauchte Musik ausgerichtet ist. Die Beergarden Stage orientiert sich leicht an typischen Volksfestbühnen und beherbergt auch Wacken-Dauergäste wie die Wacken Firefighters und Mambo Kurt.
Veranstaltungsfläche
Die Veranstaltungsfläche des Wacken Open Air ist in mehrere baulich voneinander getrennte Bereiche aufgeteilt. Seit 2014 gibt es nur noch eine große Sicherheitsüberprüfung beim Betreten des Geländes, danach finden nur noch Kontrollen der Festivalbänder statt.
Besonderheiten des W:O:A sind das Wackinger-Areal, das wie ein Mittelalter-Markt aufgebaut ist und spezielle Essens- und Getränkestände enthält sowie die Wackinger Stage, auf der passende Musik gespielt wird. Auch gibt es hier diverse Walking Acts, die das Publikum unterhalten. Das Areal grenzt an das Wasteland, wo eine postapokalyptische Welt im Mad-Max-Stil aufgebaut wird.
Der Wacken-Center ist der Vorplatz vor den Hauptbühnen und enthält den bayrischen Biergarten sowie eine große Einkaufsmeile, genannt Metal Markt. Ebenfalls auf dem Wacken Center sind verschiedene Essensstände, das Wacken Foundation Camp, Bankautomaten oder auch das Movie Field, wo Heavy-Metal-Dokus und Spielfilme gezeigt werden.
Die wichtigsten Bühnen und damit der Mittelpunkt des Festivals stehen im sogenannten Infield, das ausschließlich über den Center zu erreichen ist. Neben den Bühnen gibt es auch hier Stände für Essen und Getränke.
Campinggelände
Da das Wacken Open Air ausschließlich 3-Tages-Tickets verkauft, verbringt der Großteil der Besucher das gesamte Festival vor Ort. Der größte Teil des mehr als 240 Hektar großen Geländes entfällt dementsprechend auf die Campingflächen vor Ort. Das Camping ist ab Montag möglich und seit 2017 bereits im Ticketpreis enthalten. In den Jahren zuvor musste jedoch extra bezahlt werden, wenn man vor Mittwoch anreiste.
Das Campinggelände ist mit Duschen, gespülten Toiletten, Trinkwasserstellen, Dixi-Toiletten, kleinen Supermärkten, Essensständen und Info-Boards versehen und wird durchgehend von Polizei, Feuerwehr und Sicherheitsdienst patrouilliert. Ebenfalls fährt eine Müllabfuhr über das Gelände und sammelt volle Mülltüten ein.
Zur Orientierung sind die einzelnen Plätze, Campgrounds genannt, mit Kennbuchstaben versehen. Campground A und B sind dabei die Bereiche für Besucher, die ohne Auto anreisen, während Campground Y und R für Wohnmobile und andere schwere Fahrzeuge sind. Auf Y kann man komplette Wohnwagen, Zelte oder auch eine Stromversorgung für den eigenen Wohnwagen mieten. Auf Campground U können sich außerdem Großgruppen ab 50 Personen kostenlos eine Fläche reservieren lassen.
Da es durch die große Anzahl von Menschen zu Kapazitätsengpässen im Mobilfunk kommt, werden von einigen Betreibern während des Festivals mobile Basisstationen beispielsweise für GSM, UMTS und LTE + aufgestellt.
Sanitätsdienst
Der bei einem Festival dieser Größe nötige Sanitätsdienst wird hier Wacken Rescue Squad genannt. Dafür reisen jedes Jahr hunderte Helfer verschiedener Hilfsorganisationen aus dem gesamten Bundesgebiet an, um das Sanitätslager vor dem Festival herzurichten und hilfebedürftige Personen zu versorgen. Die Einsatzleitung für den Sanitätsdienst wird durch den DRK-Ortsverein Kaltenkirchen durchgeführt.
Über die Festivaltage werden Fahrzeuge und Material durch die anreisenden und örtlichen Hilfsorganisationen gestellt. Dazu zählen insbesondere Rettungswagen und Funkgeräte für die Kommunikation. Weiterhin kommen in Wacken auf Grund der Straßen- bzw. Wegverhältnisse Quads und im Nahbereich des Behandlungsplatzes auch größtenteils Fußstreifen zum Einsatz. Zusätzlich zum Sanitätsdienst mit in Spitzenzeiten ca. 270 Leuten ist die Rettungsdienst-Kooperation in Schleswig-Holstein mit über zehn Einsatzfahrzeugen (Rettungswagen und Notarzteinsatzfahrzeugen) und der Gesamteinsatzleitung auf dem Platz vertreten.
2013 wurden durch die rund 500 Sanitäter rund 3.300 Personen medizinisch versorgt.
Kriminalität und Unglücksfälle
Trotz der Größe des Festivals traten bislang keine schwerwiegenden Sicherheitsprobleme auf. Nur selten kommt es zu Auseinandersetzungen unter den Besuchern, 2011 wurden 20 Anzeigen wegen Körperverletzung erstattet. Hauptsächliches Problem sind einige Hundert angezeigte Diebstähle pro Jahr. 2011 konnte die Polizei drei Diebesbanden dingfest machen.
Im Vergleich wird das Festival von der Polizei als sicher eingestuft.
Bislang kam es zu vier Todesfällen und einigen schweren Verletzungen:
- 2005 stürzte ein stark alkoholisierter 37-Jähriger gegen einen im Schritttempo fahrenden Rettungswagen und erlag im Krankenhaus seinen Kopfverletzungen. Zur Unterstützung seiner Familie organisierten die Veranstalter eine Spendensammlung; das W:O:A 2006 widmete dem Toten eine Schweigeminute.
- 2011 wurde ein randalierender Fan im Dorf von Sicherheitskräften überwältigt und starb in der Folge an einem Herz-Kreislauf-Stillstand.
- 2012 legte sich ein 22-jähriger Festivalbesucher in der Nähe eines Stromaggregats schlafen und atmete das austretende Kohlenmonoxid ein. Er konnte nicht mehr wiederbelebt werden.
- 2013 starb ein 52-jähriger Besucher aus Polen in seinem Zelt eines natürlichen Todes. Im selben Jahr verletzte sich ein Fan schwer, als aus ungeklärter Ursache die Kartusche seines Gaskochers explodierte.
- 2016 verletzten sich zwei Männer, als einer der Männer illegal mitgebrachte „Polenböller“ zündete und der andere ihn davon abzuhalten versuchte. Meldungen, dass einem der Männer ein Ohr abgerissen wurde, stellten sich als falsch heraus.
- 2017 verletzte sich ein 16-Jähriger schwer, als er versuchte, einen Campingkocher mit Brennspiritus nachzufüllen.